Étape 1 : L’analyse des besoins d’intégration de votre solution e-commerce
Étudier les besoins d’intégration
Pour intégrer votre plateforme e-commerce dans votre système d’information, il est impératif d’avoir une compréhension approfondie de vos données et des applications qui fournissent ces données. Votre solution e-commerce choisie doit communiquer efficacement avec la gestion des stocks, le traitement des commandes, votre CRM, les services d’expéditions et de logistique ainsi que toutes sortes d’autres applications nécessaires au bon fonctionnement de vos services (incluant vos partenaires commerciaux, vos applications marketing et analytiques, etc.). Pour ce faire, il faut recenser l’ensemble du parcours de vos données, les fonctionnalités, et veiller à faire des choix techniques judicieux.
Réaliser une analyse complète et une cartographie du SI
Il est nécessaire de réaliser une analyse complète du système d’information existant et d’examiner précisément les processus actuels de gestion des stocks, des commandes, et des clients pour identifier les domaines nécessitant une automatisation et une optimisation.
Pour cela, créez une cartographie détaillée des processus métiers pour visualiser les flux de données entre le site e-commerce et les autres programmes. Cartographier votre système d’information est, par ailleurs, une étape importante pour connaître l’amplitude des outils, des processus, des flux et des données utilisées.
Identifiez les processus, les sources d’erreurs, les étapes lentes ou inutiles.
En d’autres termes, identifiez tout ce qui freine l’efficacité et la fluidité des opérations, comme les processus ou tâches manuelles, qui sont souvent chronophages et sources d’erreurs.
Identifiez aussi le parcours client, qui doit être analysé pour détecter les points de friction et les optimiser. Il est essentiel de comprendre comment les données circulent entre les différents services et logiciels pour identifier les éventuelles incohérences ou pertes d’information.
Ne négligez pas l’analyse des flux d’informations actuels avant de sélectionner les données à intégrer. Les données produit (stock, prix, caractéristiques…) sont un bon exemple de ce qu’il faut considérer. Car les données devront être compatibles et cohérentes au sein de votre système d’information en vue d’une future intégration.
Cette analyse interne doit évaluer les infrastructures matérielles et logicielles, la performance des systèmes, la sécurité des données et les processus existants. L’objectif est d’identifier les points forts et les faiblesses du SI pour planifier les améliorations nécessaires et mener à bien le projet d’intégration.
Pour cette étape d’analyse, l’intervention d’un prestataire spécialisé externe permet un audit exhaustif. Cette intervention permet d’avoir une vision externe à 360 degrés et une prise de recul objective.
En complément, des audits techniques pourront être effectués pour approfondir l’analyse des différentes briques de votre SI.
Réaliser un audit technique
L’audit technique de vos programmes informatiques a de multiples objectifs. En effet, l’audit permet d’avoir un état technique complet de vos systèmes tout en permettant ensuite d’évaluer plus facilement la faisabilité technique de l’intégration du site e-commerce. Il favorise l’identification d’éventuels points de complexité et les axes d’amélioration des logiciels étudiés. Il définit et propose un plan d’action pour mettre en place des solutions techniques adaptées.
Le plus important, c’est que l’audit technique permette d’établir un diagnostic précis de votre situation actuelle et de vous orienter vers les meilleures solutions pour réussir votre projet e-commerce. Ce sera à vous de choisir la ou les solutions retenues parmi celles qui vous seront proposées dans le rapport d’audit.
Cet audit peut être réalisé par nos soins : contactez-nous dès maintenant.
À l’issue de ces analyses, un cahier des charges contenant, entre autres, les besoins et objectifs, pourra alors être réalisé de manière réaliste.
Rédiger un cahier des charges
Le cahier des charges met en lumière les besoins que vous avez identifiés et les solutions que vous souhaitez appliquer.
Ainsi, vous clarifiez vos objectifs, comme la réduction des erreurs de traitement des commandes, l’amélioration de la gestion des stocks ou l’enrichissement de l’expérience utilisateur tout en prenant en compte la réalité opérationnelle actuelle et souhaitée. Ce cahier des charges détaillera les migrations de données, les automatisations et les interconnexions souhaitées.
Ce cahier des charges formalise les besoins fonctionnels et non fonctionnels de la solution e-commerce ainsi que le détail de son environnement. Il résume tout ce qu’il faut savoir pour construire et intégrer votre site e-commerce au sein de votre SI.
Plus concrètement, vous devez réaliser une analyse détaillée des besoins techniques et fonctionnels.
Cette analyse doit identifier :
- les systèmes à intégrer,
- les flux de données à gérer,
- les fonctionnalités spécifiques requises.
Le cahier des charges prend en compte les contraintes techniques et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
En amont de la réalisation du cahier des charges, un audit technique détaillé de l’existant pourra être mené pour comprendre plus en détail l’étendue des travaux à réaliser au regard de vos systèmes existants (se référer au point précédent). Pour avoir conscience des possibilités d’interactions entre votre solution e-commerce et votre SI, l’audit technique n’est pas à sous-estimer.
Quelques exemples d’intégrations courantes
Pour assurer une intégration harmonieuse dans votre système d’information, un site e-commerce B2B ou B2C doit coexister avec votre infrastructure technologique actuelle.
Les interconnexions peuvent être multiples et concerner plusieurs services. Connaître les intégrations réalisables vous permet de mieux vous projeter dans les possibilités d’intégration (en vue de la rédaction d’un cahier des charges par exemple). Aussi, cela permet d’étudier la faisabilité technique, la compatibilité entre les logiciels et la solution e-commerce, la gestion des flux, etc.
Voici donc quelques exemples d’intégration de solutions e-commerce avec des outils présents dans un système d’information.
- Intégration avec un ERP : intégration fluide avec des solutions (comme Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle…) pour gérer l’ensemble des activités, notamment l’automatisation et les processus liés aux fonctions Finance, RH, Production, Supply Chain, Services et/ou Achats.
- Intégration avec un CRM : compatibilité avec des solutions de gestion (telles que Zoho, OroCRM, Hubspot, Zendesk, Salesforce…) pour optimiser la gestion de la relation client.
- Intégration avec des outils de marketing automation : connexion avec des plateformes (comme Hubspot, Brevo, MailChimp…), pour une relation et communication commerciale renforcée avec les clients et les prospects.
- Intégration avec des transporteurs et logisticiens : intégration avec des services (tels que DHL, La Poste, Chronopost, UPS, Geodis ou Colis Privé) pour une gestion efficace des livraisons.
- Intégration avec des solutions “punchout” : reliant la plateforme e-commerce d’un vendeur au logiciel d’approvisionnement du client afin de faciliter la gestion des achats (possible sur des outils comme SAP, Oracle, Ariba…).
- Intégration avec les TPE bancaires : compatibilité avec des solutions de paiement (comme CIC, Crédit Mutuel, Crédit Agricole, Paylib, Stripe…) pour une facilité de suivi des paiements et une traçabilité fiable.
- Intégration avec les Marketplaces : automatisation des flux avec des plateformes (comme Google Shopping, Amazon, Facebook Shopping…), pour une visibilité accrue.
- Intégration avec un système d’authentification et SSO (Single Sign-On) : intégration d’authentification unique (avec Microsoft Dynamics, OneLogin, Facebook, Google, Apple ID…), pour une gestion simplifiée des accès utilisateurs.
D’autres intégrations possibles
D’autres outils peuvent également nécessiter une intégration avec une plateforme e-commerce. Par exemple, une solution e-commerce peut être reliée à un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) pour disposer d’inventaires précis et une gestion efficace des actifs de l’entrepôt.
La solution e-commerce peut servir aux systèmes de Business Intelligence pour une meilleure analyse des données. Cette analyse orientera les décisions commerciales et améliorera l’efficacité opérationnelle. Et pour intégrer des chatbots alimentés par de l’IA, la solution e-commerce peut aussi intégrer des systèmes d’intelligence artificielle (IA).
De plus en plus d’entreprises e-commerçantes font le choix d’une intégration omnicanale, c’est-à-dire qu’elles ont pour stratégie de vendre leurs produits (biens ou services) sur de multiples plateformes en ligne et via des partenaires commerciaux. L’intégration de l’ensemble des canaux est donc à réfléchir pour garantir une cohérence optimale entre les diverses applications (informations produits, gestion des stocks, données de tarification, etc.)
Il est aussi possible d’intégrer un logiciel e-commerce web avec une application mobile. Les opportunités ne manquent pas, mais elles dépendent surtout de vos besoins et de vos capacités à faire face aux défis de l’intégration.
Étape 2 : Identification des solutions adaptées
Lorsque les besoins sont clairement définis et détaillés, il est temps de réaliser une étude technique d’identification des solutions. Cette phase précise les choix techniques et les stratégies choisies pour la mise en œuvre de l’intégration et du développement nécessaires à la personnalisation du logiciel. Il s’agit ici de songer à l’opérationnel.
Cette phase est généralement réalisée par l’équipe dédiée qui réalisera l’intégration des systèmes. Cela peut être un intégrateur externe ou une équipe technique en interne.
Demandez-vous quelle(s) solution(s) d’intégration facilite(nt) l’interopérabilité. Demandez-vous également si l’efficacité et les performances souhaitées seront respectées en faisant ce choix ? Les objectifs fixés dans le cahier des charges seront-ils atteints ?
Plusieurs solutions d’intégration existent. Voici des exemples.
L’utilisation des API
Les API (interfaces de programmation d’applications) permettent la communication entre différents systèmes. En utilisant une API, les données sont transmises automatiquement entre l’application et la plateforme e-commerce. La synchronisation des données s’opère donc en temps réel entre différents systèmes. Ce flux d’informations peut aller dans un seul sens ou dans les deux. Afin d’en garantir le bon fonctionnement et leur pérennité, assurez-vous que les API de votre plateforme e-commerce, ERP, et CRM sont bien documentées et robustes.
Depuis votre site e-commerce, d’autres connecteurs, sous forme de plug-ins par exemple, permettent de connecter à d’autres systèmes (CRM, logiciel de gestion de stock, etc.).
L’utilisation de middleware
Le middleware sert de couche intermédiaire pour faciliter l’échange de données entre le site e-commerce et les autres systèmes. Des solutions comme Apache Camel, Talend, ou IBM WebSphere peuvent être utilisées pour gérer cette intégration. Les middlewares sont généralement configurables et peuvent s’adapter à différents environnements et besoins spécifiques. Cela permet de modifier facilement l’intégration si nécessaire. Ils peuvent inclure des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles échangées entre les systèmes.
L’utilisation de connecteurs prédéfinis (iPaas)
Exploitez des connecteurs prédéfinis disponibles dans les solutions iPaaS pour simplifier et accélérer l’intégration. Une plateforme iPaas (ou littéralement “d’intégration en tant que service”) est un ensemble de services Cloud permettant de relier des applications et des processus souvent dissociés dans des environnements présents dans le cloud et sur site.
Ces choix techniques sont réalisés par une équipe d’experts dans le domaine. Une fois ces choix techniques établis, les phases d’intégration et de développement peuvent démarrer. Si vous avez besoin d’un accompagnement dans ces choix techniques, contactez-nous.
Étape 3 : Intégration et développement
Définir et planifier les actions à réaliser et les ressources nécessaires
Après avoir établi le cahier des charges et identifié les solutions techniques, il est temps de se consacrer à l’opérationnel en configurant ou en développant les connecteurs nécessaires pour assurer la communication entre le site e-commerce et les autres systèmes. Il faudra donc configurer les systèmes pour gérer les flux de données et les processus automatisés, et parfois développer les connecteurs nécessaires.
Un expert technique, généralement en charge du projet, définit un plan détaillé (roadmap) comprenant les étapes de l’intégration, les ressources requises, les échéances et les parties prenantes du projet. Ce plan doit par ailleurs inclure des scénarios de test et des plans de contingence pour gérer les imprévus.
Réaliser l’intégration et les développements sur mesure
Faire appel à une entreprise spécialisée en développement sur-mesure pour intégrer une solution e-commerce dans votre système d’information peut s’avérer nécessaire. En effet, cette solution présente de nombreux avantages, notamment l’assurance d’une bonne conduite de gestion de projet (documentation, suivi, adaptabilité…).
Grâce au regard objectif de votre prestataire, vos exigences seront respectées. Une intégration fluide garantit une synchronisation parfaite des données entre votre site e-commerce et vos autres logiciels (ERP, CRM, etc.), évitant les erreurs et les doublons. Les processus métiers seront rationalisés et automatisés, améliorant ainsi votre efficacité opérationnelle. Vous éviterez les fastidieuses tâches de saisie manuelle et les risques d’erreurs associés.
Les développeurs spécialisés disposent d’une expertise régulièrement actualisée et approfondie dans les technologies de pointe, garantissant une solution performante et sécurisée. Ils pourront aussi vous conseiller sur les meilleures pratiques et les dernières tendances en matière de commerce en ligne. Aussi, vous bénéficierez d’un support technique continu pour maintenir votre solution à jour et résoudre les éventuels problèmes. Pour solliciter nos services, prenez dès maintenant contact avec un expert.
Étape 4 : Déploiement et tests
Préparer au changement
Une fois les tests validés, préparez votre équipe et procédez au déploiement. Notamment en lançant une formation. Formez les utilisateurs finaux et les administrateurs sur les nouvelles fonctionnalités et les processus intégrés. Envisagez aussi un déploiement progressif ou par phases pour limiter les risques et permettre une adaptation en douceur.
Cette préparation doit être pensée et établie dès le démarrage du projet, généralement lors de la phase de réalisation du cahier des charges. Ainsi, vous assurez une meilleure compréhension du projet et réduisez le risque de résistance au changement. Cette approche anticipée permet également de récolter des informations importantes des utilisateurs sous forme de feedbacks.
Assurer le bon fonctionnement des processus métiers dans la durée
L’intégration ne se termine pas au déploiement. Un suivi constant est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et l’optimisation continue du système.
Cela passe par une surveillance des performances et des nouveaux besoins. Pour ce faire, utilisez des outils de monitoring pour suivre les performances de la solution intégrée. À l’issue de cette surveillance, des ajustements pourront se faire, comme des ajustements sur des API, des optimisations de flux de données, ou des modifications des processus métiers. Enfin, assurez-vous que vos logiciels et leurs dépendances sont maintenues à jour avec les dernières versions des logiciels et des API pour éviter les incompatibilités et les failles de sécurité.
Après la mise en œuvre, surveillez et analysez les résultats. Cela inclut l’évaluation des indicateurs de performance clés (KPI) tels que le taux de satisfaction client, l’efficacité opérationnelle et les coûts opérationnels. Les retours des utilisateurs et des clients doivent également être collectés pour identifier les améliorations potentielles. Le succès du projet limite les ajustements à apporter. Cependant, si les indicateurs clés de performance (KPI) ne sont pas atteints, des actions correctives devront être mises en œuvre.
Dans tous les cas, pensez à réaliser des audits en cas de doute sur vos logiciels. Interrogez les utilisateurs sur la bonne utilisation, sur les problèmes, les difficultés, les erreurs rencontrées, et vérifiez que l’adéquation entre le système existant et les besoins réels sont cohérents.
Mettre en place des tests
Des tests rigoureux sont indispensables pour garantir que votre solution fonctionne correctement une fois intégrée, que tous les systèmes communiquent correctement et que les données sont bien communiquées et synchronisées.
Ces tests doivent inclure des scénarios pour vérifier la performance sous différentes conditions. Pensez à réaliser des scénarios de test réalistes, basés sur des situations réelles des utilisateurs et des automatisations pour valider les processus métiers et détecter les bugs. Un défaut de remontée d’informations n’est pas toujours identifié à temps par l’utilisateur. Ces tests scénarisés sont donc essentiels pour éviter des pertes de données ou de chiffre d’affaires liées à une absence de réactivité.
Pensez aux tests unitaires, pour vérifier chaque composant individuellement afin de s’assurer que tout fonctionne correctement. Les tests d’intégration sont aussi importants, dans le but de tester l’ensemble de la solution intégrée. La finalité de ce type de tests est d’identifier les problèmes potentiels de communication et de flux de données.
Des tests automatisés et récurrents sont aussi à privilégier pour vérifier le bon fonctionnement. Ces tests se préparent avant le déploiement, afin de pouvoir vérifier au plus tôt le bon fonctionnement de la ou des solutions(s) mise(s) en place.
Si besoin, pour opérer à des changements, suivre les mises à jour, réaliser des tests ou assurer la pérennité de votre solution e-commerce, faites appel à un prestataire technique averti et réactif.
Le choix d’un intégrateur solide pour votre projet d’intégration e-commerce
Comprendre les défis majeurs de l’intégration
Malgré les nombreux avantages de l’intégration dans divers services d’une entreprise, seulement 28 % des plateformes e-commerce sont intégrées. En effet, l’intégration présente de nombreux défis.
La complexité technique
L’intégration nécessite de connecter divers programmes utilisant des technologies et des protocoles différents. Assurer la compatibilité et l’interopérabilité de ces systèmes peut s’avérer complexe et requiert des compétences techniques spécifiques. Faire appel à des intégrateurs et à des experts qualifiés en conception de logiciels et applications, comme AxioCode, est une solution idéale pour y remédier.
La synchronisation des données
Une synchronisation en temps réel des données entre le site e-commerce et le SI permet d’éviter les erreurs de stock et les incohérences dans les informations clients. Cela nécessite une infrastructure robuste et fiable qui prend en compte la mise à jour et le nettoyage des données afin d’éviter les doublons, de corriger les enregistrements incomplets ou incohérents entre les différentes briques de votre SI, etc. Le choix de la solution e-commerce doit être réalisé en prenant en compte ces spécificités. Il est parfois nécessaire de retravailler la solution grâce au développement sur-mesure pour faciliter cette fluidité et éviter d’introduire une dette fonctionnelle dès le départ du projet. En effet, une solution e-commerce qui ne répond pas complètement aux exigences et dont l’évolutivité et l’interconnexion ne sont pas prévues en amont du projet peut rendre complexe cette volonté.
En cas de problématiques spécifiques, il peut néanmoins exister des solutions de contournement, mais cela nécessite une étude approfondie. Rapprochez-vous d’experts techniques qui sauront auditer votre SI et comprendre vos besoins.
La sécurité des données
Avec l’augmentation des points de connexion entre les systèmes, le risque de cyberattaques et de fuites de données peut augmenter. La sécurité des données doit être une priorité absolue, nécessitant des mesures de protection rigoureuses (documentation exhaustive de la structure de la solution e-commerce en place et du parcours des données, suivi technologique, mises à jour régulières, migrations lorsque nécessaire, etc.).
Le niveau de digitalisation
Le plus souvent, l’intégration d’une solution e-commerce se heurte aux problèmes globaux de la digitalisation de l’entreprise. De fait, il existe plusieurs niveaux de maturité digitale. Chaque entreprise doit prendre en compte son niveau de digitalisation, et si besoin, se faire accompagner par des professionnels pour être certaine que l’intégration puisse aboutir dans les meilleures conditions. Selon l’état de votre infrastructure actuelle, des solutions spécifiques peuvent être mises en place.
L’adaptabilité et la scalabilité
L’intégration doit être flexible pour s’adapter aux évolutions technologiques et aux besoins croissants de l’entreprise. Cela implique de prévoir une architecture évolutive capable de gérer l’augmentation des volumes de transactions et les nouvelles fonctionnalités. Un accompagnement dans le choix de la solution e-commerce, tout comme dans son intégration, évitera les problèmes d’obsolescence.
Comment anticiper les défis ?
Prenez conscience de ces défis et demandez-vous si vos employés disposent des connaissances et des compétences nécessaires pour réaliser cette intégration.
Sélectionner un intégrateur pour votre plateforme e-commerce est une étape importante puisqu’il s’agit de trouver un partenaire qui saura non seulement mettre en place et intégrer efficacement votre solution e-commerce dans votre SI, mais aussi vous accompagner dans votre croissance.
Un intégrateur qui maîtrise les technologies de votre solution e-commerce et qui possède les connaissances nécessaires pour effectuer des développements sur-mesure à venir, vous garantit une meilleure flexibilité de votre outil e-commerce à long terme.
De plus, renseignez-vous sur les services de maintenance proposés par l’intégrateur après le lancement de votre solution. Il en va de la pérennité de votre solution. Quant aux prix proposés par le prestataire, méfiez-vous des tarifs trop attractifs qui peuvent cacher une qualité de service médiocre. Un bon intégrateur sera à votre écoute et répondra avec transparence à toutes vos interrogations (expérience, processus et méthode, garanties, niveau de disponibilité, délai, etc.).
Pourquoi AxioCode ?
Avec plusieurs centaines de logiciels développés et intégrés dans des systèmes d’informations, les experts d’AxioCode ont une riche expérience des problématiques adressées lors de l’intégration de solutions e-commerce, ainsi qu’une spécialisation en développement sur mesure.
Nous aidons nos partenaires à analyser leur SI et à sélectionner les outils adaptés pour assurer une interopérabilité et une gestion des flux optimales. Notre solide expertise technique en développement PHP et Symfony vous permet de rendre des solutions e-commerce open-source (telles que OroCommerce, Sylius ou Prestashop) encore plus flexibles et adaptées à vos processus spécifiques.
Grâce à une méthodologie éprouvée, nous évaluons, lors d’un audit complet, les possibilités qui s’offrent à vous. Lors d’entretiens fonctionnels et techniques, nous analysons vos besoins précisément pour dégager une feuille de route adaptée. En clarifiant les enjeux dès le départ, cette étape permet d’aligner tous les acteurs du projet sur les priorités et les caractéristiques spécifiques à votre SI.
Nous assurons ainsi une bonne intégration de votre plateforme e-commerce au sein de votre système d’information tout en assurant une maintenance optimale. Nous avons conscience que vos outils numériques sont des éléments clés de votre performance. C’est pourquoi nous réalisons un suivi optimal pour garantir votre efficacité à long terme et restons disponibles à tout moment, tout au long de votre projet.
Pour bénéficier de notre accompagnement, prenez rendez-vous dès maintenant pour nous présenter votre projet.
Conclusion
Pour réussir cette intégration, il est indispensable de suivre des étapes méthodiques, incluant des analyses approfondies, la mise en place d’outils et de solutions adaptées, des tests rigoureux et un suivi de qualité.
L’accompagnement par des intégrateurs de solutions e-commerce qualifiés s’avère bénéfique pour faire face aux complexités techniques et assurer la sécurité des données.
En somme, bien que l’intégration d’une solution e-commerce présente des défis, les bénéfices qu’elle procure peuvent justifier les efforts investis. Une approche bien planifiée et exécutée permet aux entreprises de rester compétitives dans un marché de plus en plus digitalisé et d’offrir à leurs clients une expérience d’achat exceptionnelle.
