DÉSIGNER SON CHEF DE PROJET
Il est important de rappeler le rôle d’un chef de projet et comment le désigner. Tout d’abord, expliquons pourquoi désigner un chef de projet est essentiel.
Il est l’intermédiaire entre vous et les différents professionnels impliqués dans la réalisation de l’application mobile. En d’autres termes, il coordonne les différents acteurs et les ressources mobilisées autour de votre projet.
Ses missions sont indispensables pour le bon fonctionnement de votre application.
- Définir dans son ensemble la faisabilité de votre projet
- Identifier les risques éventuels afin d’anticiper les dérives potentielles
- Faire en sorte de respecter les délais avec une planification efficace de votre projet mobile
- Optimiser l’utilisation de son ou ses équipes et les technologies employées
- Maintenir son ou ses équipes motivées et impliquées
- Mettre en place une veille régulière afin d’être à la pointe technologiquement pour une pleine optimisation de votre application.
- S’inquiéter de l’ergonomie de votre application afin qu’elle soit fluide et performante
- Superviser les étapes de tests de votre application
- Respecter le budget défini en amont
- Fournir une formation et si nécessaire de la documentation pour l’utilisation et la maintenance de votre application
NOS CONSEILS :
Ce chef de projet se doit d’être expert métier du domaine de l’application.
Il dispose également du temps nécessaire à sa mission. Une personne débordée bâclera la moitié des étapes essentielles à la réussite de votre application mobile.
Il possède une formation et une expérience significative à la gestion de projet mobile.
Il est vrai que trouver l’agence mobile compétente et adaptée à votre projet est crucial. Mais votre application mobile a peu de chance de voir le jour si elle n’est pas prise en main par un chef de projet dédié et pérenne.
Attention, nous le rappelons, nous parlons bien de VOTRE chef de projet et pas celui de votre prestataire.
Peut-être avez-vous l’intention d’assurer cette tâche par vous-même ? C’est possible si vous disposez du temps nécessaire. Nous parlons là de plusieurs heures par jour à consacrer au projet.
Votre prestataire a besoin d’un interlocuteur unique, disponible et impliqué. Les responsabilités du chef de projet mobile sont nombreuses et nécessitent une communication constante et durable.
Son objectif principal est de terminer le projet en respectant les délais et le budget tout en étant conforme au cahier des charges.
Pour assurer ses missions, le chef de projet doit être expérimenté ou formé à la gestion de projet.
Il est conseillé qu’il soit un expert métier du domaine de votre application mobile. Car c’est à lui que revient la responsabilité de la bonne compréhension de vos besoins par tous les intervenants du projet. S’il appréhende mal votre projet, il ne pourra pas l’expliquer clairement à votre prestataire !
En résumé :
- Le chef de projet de votre application mobile a été désigné.
- Il possède les qualités nécessaires pour mener à bien votre projet mobile
- Sens du management
- Esprit rigoureux
- Intérêt pour l’univers mobile
- Implication
- Motivation
- Flexibilité
- Caractère opérationnel
- Sens du travail en équipe
- Curiosité d’esprit
- Curiosité à l’égard des nouvelles technologies
- Il a planifié les différentes étapes de réalisation de votre application mobile
Vous n’avez pas de chef de projet…
Votre projet a peu de chances d’aboutir s’il n’est pas sérieusement pris en charge par un chef de projet compétent et dédié au projet..
Nous le répétons, votre prestataire informatique aura besoin d’un interlocuteur unique, disponible et impliqué. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux questions qui ne manqueront pas de survenir, vous courrez le risque de porter la responsabilité de l’échec du projet.
Attention : ne confondez pas le chef de projet de votre prestataire informatique avec VOTRE chef de projet.
Il doit notamment :
- organiser et conduire le projet depuis le cahier des charges jusqu’à la validation finale et la mise en production
- coordonner le travail des différents intervenants
- créer les documentations nécessaires au développement de l’application, à l’utilisation de l’outil, etc.
- ajuster le planning en fonction de l’avancement des travaux
S’il ne l’a pas écrit lui-même, il devra avoir une maîtrise totale et une compréhension parfaite du cahier des charges.
Toutes ces tâches nécessitent une communication constante.
Vous décidez de changer de chef de projet…
Il est important que votre chef de projet soit pérenne.
Même si tous les échanges sont écrits et reportés dans la documentation de l’application, un nouveau chef de projet aura besoin de temps avant d’être opérationnel et efficace dans sa relation avec votre prestataire.
Cela nécessitera donc des changements dans les plannings, le rendu de l’application aura du retard et les coûts seront plus importants.
Réfléchissez bien avant de désigner votre chef de projet car il sera la pierre angulaire de votre projet !
Les missions de votre chef de projet
Concentrons nous maintenant sur les missions que votre chef de projet va devoir accomplir.
Le chef de projet intervient dans toutes les phases de la gestion d’un projet : préparation et exécution. Selon les projets, la préparation sera plus ou moins approfondie et sa durée peut varier de quelques heures à plusieurs semaines. Il revient au chef de projet de coordonner cette préparation en lien avec les sponsors et les contributeurs.
Puis, lors de la réalisation ou de l’exécution du projet, le chef de projet ajoute une autre dimension à son action, celle d’animateur de l’équipe-projet. Enfin, il est aussi celui qui communique autour du projet, en interne, voire, parfois en externe.
Gérer la préparation du projet
Dans la préparation d’un projet, plusieurs étapes sont nécessaires et elles seront conduites par le chef de projet. Tout d’abord, il clarifiera les objectifs avec les parties prenantes du projet en rédigeant une expression de besoins. Une fois l’expression de besoins validée par toutes les parties, il aura pour rôle de rédiger le cahier des charges.
Ce document doit être exhaustif et précis, il constituera la base contractuelle de la relation avec votre prestataire en charge du développement de l’application, à commencer par l’évaluation de la charge de travail, du coût de réalisation et des délais de livraison.
Le cahier des charges fonctionnel est une condition essentielle du succès de votre application mobile.
Il ne vous viendrait probablement pas à l’idée de lancer la construction d’une maison sans des plans détaillés, réalisés par un architecte. Ce devrait être la même chose pour votre projet d’application mobile : un cahier des charges précis est indispensable.
Cela semble être le bon sens. Pourtant, de nombreuses demandes de devis pour la réalisation d’une application mobile sur-mesure sont faites sans même une expression de besoins détaillée, et encore moins un cahier des charges précis. De nombreux prestataires répondent… un peu au hasard.
Les conséquences sont désastreuses. Selon le Standish Group, 19 % des projets ne seront jamais terminés (rapport 2015). Les résultats antérieurs de cette étude ont fait sensation lorsqu’ils ont montré que :
- Plus de 52% des projets ont un coût représentant 189% de l’estimation initiale.
- Uniquement 16% des projets se terminent dans les budgets et les délais initiaux ; ce chiffre tombe à 9% pour les plus grands projets.
- Le délai moyen de dépassement des projets est de 230%.
La situation s’est sans doute améliorée ces dernières années, mais de telles dérives demeurent inévitables à défaut de cahier des charges précis.
Si vous n’êtes pas à l’aise avec ce travail ou si vous ne disposez pas ressources en interne, AxioCode peut vous accompagner grâce à son offre de rédaction de cahier des charges.
Coordonner la réalisation du projet
Dans la phase de réalisation, le rôle du chef de projet est le pivot de l’organisation. Il devient notamment le pont qui relie le prestataire avec la société. Ce lien est éphémère mais bien réel. Il permet une communication fluide et rapide entre les deux parties.
A ce titre, le chef de projet a pour mission de gérer la performance et de faire circuler l’information dans l’équipe et à l’extérieur.
Organisation des réunions
Enfin, le chef de projet interne participera à des réunions de pilotage du projet en gardant à l’esprit que leurs objectifs sont doubles : d’une part, valider le bon déroulement du projet et, d’autre part, accompagner la résolution des éventuelles difficultés rencontrées. Les principales questions qui seront posées par le chef de projet au prestataire sont :
- « Comment avançons-nous par rapport au planning ? »
- « Comment nous situons-nous par rapport au budget prévu ? »
- « Quels obstacles ou problèmes rencontrez-vous dans l’avancement de(s) tâches dont vous avez la responsabilité dans le cadre ce projet ?»
- « Comment puis-je vous aider à les résoudre ? »
Le chef de projet a donc pour mission de se tenir informer le plus possible du projet et aider du mieux qu’il peut afin de faire aboutir le projet dans les délais et le budget.
Les réunions de pilotage seront alors les espaces d’expression du prestataire sur les difficultés rencontrées. A cet égard, les difficultés les plus courantes relèvent souvent du conflit de priorités et des problèmes issus par d’une communication défaillante ou de malentendus.
Le chef de projet devra faciliter cette communication et avoir l’influence ou l’autorité nécessaire pour dénouer les conflits de priorités.
Etre le relais de l’information et le porte-parole
En gestion de projet, la communication et la circulation de l’information autour de l’avancement du projet sont bien souvent négligées, faute de temps ou de savoir-faire
C’est pourtant une des missions les plus importantes du chef de projet qui pourra, par une communication préparée et réalisée avec soin, trouver les leviers nécessaires pour faire avancer le projet.
Gérer les imprévus
Malgré une préparation soigneuse, il sera difficile d’éviter les imprévus, les oublis et les exceptions. Là encore, le rôle du chef de projet est critique, pour éviter que le projet ne dérape.
Les imprévus nécessitent une analyse rationnelle, plutôt que des réactions émotionnelles.
Se baser sur les faits et uniquement les faits, vérifier les informations, maintenir des échanges courtois et respectueux font partie des règles de base qui permettent de gérer les problèmes et les crises.
Ce qui compte n’est pas le problème lui-même mais bien la façon dont il peut et va être résolu.
Faire le bilan du projet
En fin de projet, il est recommandé au chef de projet de suivre une double démarche du type « bilan ».
Sur le plan du management, on trouvera souvent très utile de tirer des enseignements sur ce qui a marché et ce qui n’a pas marché, les erreurs qui ont été commises, les méthodes ou les outils qui ont été utiles et pourront être réemployés à l’avenir.
Sur le plan humain, manifester une reconnaissance pour le travail qui a été réalisé est également fondamental. Remercier chacun pour sa contribution – quelle que soit sa valeur et son impact dans le projet – rappelle à tous qu’un projet est d’abord et avant tout un travail collectif de construction et d’amélioration.
Son objectif est de terminer le projet en respectant les délais et le budget, avec une application mobile de qualité et conforme au cahier des charges.
Pour assurer toutes ses missions, votre chef de projet doit être expérimenté ou au minimum formé à la gestion de projet.
Il est essentiel qu’il soit un expert métier du domaine de votre application, car il devra s’assurer de la bonne compréhension de vos besoins par l’équipe en charge de la réalisation du projet.
S’il ne l’a pas écrit lui-même, il devra avoir une maîtrise totale et une compréhension parfaite du cahier des charges.
CONCLUSION
Comme vous avez pu le lire, la gestion de projet est capitale pour l’aboutissement de votre projet mobile. Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article, c’est que le chef de projet sera un maillon très important de votre projet. il faut le choisir avec soin pour mettre toutes les chances de votre côté.
Si vous souhaitez faire avancer votre projet, n’hésitez pas à prendre rendez-vous pour un diagnostic téléphonique gratuit de 30 minutes avec l’un de nos expert AxioCode.
