Étape 1 : Comprendre et définir les principes de la gestion de projet
Identifier les objectifs et les livrables
Votre projet d’application doit commencer par une vision claire puis être précisé. Vous devez identifier le potentiel de l’application, son objectif de rentabilité, et surtout, les besoins de vos futurs utilisateurs. Quels problèmes l’application résoudra-t-elle ? À qui s’adresse-t-elle ? Quelles sont les attentes des utilisateurs ? Quelles sont les attentes en interne de votre entreprise ? Quelles solutions concurrentes existe-t-il sur le marché ? En quoi allez-vous être différent ? Ce projet est-il viable ? Une étude de marché devra être réalisée pour répondre à ces premières questions.
À l’issue de cette étude, vous aurez plus de recul pour rédiger une expression de besoins. Ce document permet de garder une première trace de votre étude de marché, car il peut contenir les besoins auxquels répondra votre application, la typologie des utilisateurs et des acheteurs potentiels, les évolutions possibles, et les contraintes (techniques, humaines, réglementaires, financières, ou liées au marché).
Ensuite, définissez la portée du projet en identifiant les fonctionnalités clés et les exigences. Les spécifications fonctionnelles, non-fonctionnelles et techniques, devront être répertoriées dans un cahier des charges. Le cahier des charges peut-être plus ou moins détaillé selon le niveau d’agilité souhaité.
Nous recommandons de démarrer le développement avec les fonctionnalités essentielles, puis de faire évoluer votre application. Si vous faites le choix d’un développement avec un MVP (Minimum Viable Product), vous allez commencer par construire la version minimale de votre projet, mesurer, puis apprendre de votre premier lancement pour mieux développer votre projet à la suite. Vous continuez ensuite sur le principe de construction, mesure, et apprentissage, jusqu’à la finalisation du projet.
Cette approche est assez similaire à une autre méthode agile nommée PDCA (Plan, Do, Check, Act). Cette méthode vise également à planifier, faire, vérifier et agir sous forme de boucle qui se répète jusqu’à la fin du projet.
Ces deux exemples ont un point commun. Ils permettent l’adoption des stratégies de développement centrées sur des investissements plus modestes et prévoient des évolutions progressives, plutôt que sur les grands projets conséquents à développer d’une traite.
Dans le cas des projets agiles, la documentation reste aussi importante et nécessaire pour assurer la réussite et la maintenance efficace du projet, même si elle reste flexible.
Définir les moyens humains et les contraintes en interne
Si le cahier des charges détaille les contraintes liées au développement de votre application, il faudra aussi analyser le contexte de développement et l’impact de l’application sur les processus métiers, les moyens humains et les contraintes internes.
Une bonne organisation interne favorise la réussite de votre projet de création d’application web ou mobile.
Le principe de co-création permet aussi d’impliquer les utilisateurs finaux. L’idéal serait de les consulter avant la phase de conception, afin d’identifier les besoins, attentes, ou freins, avant même de passer au développement de votre application.
Avant d’aller plus loin, il faudra donc :
- évaluer l’impact de votre projet sur l’organisation (changements dans les services, dans la gestion de données…)
- identifier les personnes concernées, qui sont à impliquer et/ou à informer du projet,
- s’assurer que le projet est bien compris et accepté,
- choisir un chef de projet qui sera en mesure de suivre l’avancement du projet.
Par la suite, selon les usages de votre management interne, le projet pourra être géré de différentes façons.
La conduite du projet peut se faire selon une méthode Top Down ou Bottom Up.
La méthode Top Down (“de haut en bas”) est un plan descendant. La stratégie globale de l’entreprise est le point de départ de la stratégie informatique. Ce sont les objectifs de l’entreprise qui dictent les décisions d’investissement dans les technologies informatiques.
Considérons que vous soyez en charge du développement d’une application web ou mobile. Vous pouvez estimer les délais et les coûts pour ce projet. Puis, vous allez informer vos chefs de projets, managers et/ou développeurs, des fonctionnalités demandées, des délais et budgets estimés. L’inconvénient, c’est que cette estimation ne sera pas corrélée avec la réalité du terrain.
Si les délais sont réduits, les équipes peuvent dépenser plus pour trouver des solutions optimales. À l’inverse, si les budgets sont réduits, alors le projet risque de perdre en qualité. Aussi, cette méthode peut exercer une certaine pression sur vos collaborateurs.
En revanche, cette méthode est rapide. Un autre avantage, et pas des moindres, est celui de la cohérence que vous gardez entre la stratégie informatique et la stratégie globale de l’entreprise.
La méthode Bottom Up (“de bas en haut”) est un plan ascendant. Les estimations partent des besoins des directions de métiers pour créer une stratégie globale. Cette approche est particulièrement utilisée pour les projets d’agilité, car elle demande plus de flexibilité.
Considérons toujours que vous soyez en charge du développement d’une application web ou mobile. Dans cette approche, vous allez consulter vos chefs de projet, managers et/ou développeurs, pour les interroger sur des variables comme les délais, les attentes, etc. Ces estimations serviront à établir un plan global.
L’estimation des besoins est donc au plus juste, car elle sera réalisée par les futurs utilisateurs impliqués. Autre avantage : la responsabilité est partagée. Si les variables ne sont pas respectées, il n’en va pas uniquement de la responsabilité d’une seule personne qui aurait pu imposer ces variables sans prendre en compte les spécificités du terrain.
Néanmoins, une marge de manœuvre peut être anticipée, venant gonfler les estimations. Pour contourner ce problème, pensez à questionner la gestion des imprévus et risques pour voir si les estimations sont au plus juste.
Ces deux méthodes peuvent se combiner. Un plan Top Down peut être réalisé, sans qu’il soit diffusé, afin de le comparer au plan Bottom Up. Avant de passer à l’action, l’écart entre les deux prévisions pourra être remis en question.
C’est généralement après cette étape du projet que les questions liées aux coûts, aux délais, et/ou au choix du prestataire peuvent intervenir.
Fixer le budget et les délais
Les budgets peuvent être calculés en interne, en déterminant les coûts directs (logiciels, outils, main d’œuvre, budget marketing pour le lancement et la promotion, la publication de l’application sur des stores…) et les coûts indirects (serveurs, stockage…). Concernant les délais, il faudra songer à réaliser un calendrier prévisionnel de l’état d’avancement du projet, comportant, par exemple : la date limite de réception des offres des prestataires, la date butoir d’examen des devis et de prise de décision, le délai de formation de vos équipes, la deadline pour les tests de votre application en interne et en externe, la date pour la livraison en production définitive souhaitée, la date de lancement officiel de votre application auprès de votre public, etc.
Dans le cas où vous souhaiteriez passer par un prestataire, celui-ci vous demandera probablement une expression de besoins, un cahier des charges fourni et détaillé, voire des maquettes, afin d’estimer les délais et les budgets. Nous vous recommandons de vous intéresser à la méthode de développement de votre projet (méthode traditionnelle ou approche agile), car elle peut avoir de lourds impacts sur l’estimation des délais, des fonctionnalités à développer ou encore des ressources à prévoir.
Réaliser des maquettes, c’est-à-dire des exemples de captures d’écrans de l’application demandée, peut être une bonne idée pour transmettre les choix graphiques (design, style de typographies, des couleurs, de l’ergonomie…), mais elles ne doivent pas se substituer au cahier des charges. La vision de l’utilisateur sur l’application (appelé front-end) ne prend pas en compte la gestion des données et les utilisations possibles (back-end).
Par conséquent, méfiez-vous des prestataires qui proposent trop rapidement des devis. Le temps de développement nécessaire, et donc les coûts liés à la main d’œuvre, dépendent de la complexité de l’étendue fonctionnelle de votre application web ou mobile. Et pour être certains que l’application corresponde à vos besoins, votre prestataire se doit de passer du temps avec vous pour comprendre le périmètre fonctionnel, et échanger sur votre cahier des charges. Ne faites pas confiance aux entreprises qui veulent commencer à coder sans avoir pris le temps d’écouter vos besoins. Car par la suite, ce manque de préparation peut vous conduire vers de gros dépassements de budgets. Cette pratique, critiquable et critiquée, est contraire à notre charte d’engagements adressée à nos clients.
Optimiser l’intégration de l’application dans son Système d’Informations (SI)
Avant même de passer à l’étape du développement, vous devez penser à l’intégration de l’application dans votre SI. Le SI de l’entreprise doit être scalable, capable de s’adapter aux évolutions des différents métiers de l’entreprise.
Il est possible d’étudier les possibilités de connexions entre votre future application et vos solutions existantes, notamment grâce aux API.
Idéalement, il faut aussi pouvoir recycler les processus reproductibles. En effet, il est possible de concevoir des outils qui, au cours de leur vie, sont amenés à être mobilisés par différentes directions métiers et dont le socle technique peut être réutilisé pour accélérer les développements d’outils métiers.
Une fois que le projet de création d’application web ou mobile est bien défini, compris et accepté en interne, et que le choix du prestataire a été fait, le développement du projet peut commencer.
Étape 2 : Développer un plan de gestion de projet
Définir les responsabilités et les réunions
Vous avez choisi un prestataire et/ou défini quelles sont les responsabilités de chaque membre de votre entreprise qui travaille sur le développement.
Maintenant, il s’agira de suivre l’avancement du projet. Des réunions doivent être prévues à chaque phase de ce dernier.
Les ateliers collaboratifs ont pour but de faire avancer le projet de création d’application. La rencontre entre la vision stratégique et opérationnelle fera progresser ce projet.
La gestion des acteurs (salariés, utilisateurs finaux…) qui constituent le pilotage du projet est déjà réalisée en amont du lancement du projet. Toutefois, des acteurs supplémentaires, comme un prestataire, peuvent s’y greffer.
Un prestataire de qualité vous proposera naturellement les moments clés pour lesquels des points seront nécessaires. Que votre prestataire fonctionne en méthode agile (et donc par phases de sprints), ou en méthode de travail classique (appelée aussi méthode en V, avec des lotissements), votre projet sera découpé par séquences. Entre plusieurs étapes de développement, votre prestataire peut choisir de faire des réunions ou de vous demander des validations.
Idéalement, l’entreprise et le prestataire doivent travailler conjointement et co-créer le projet ensemble. Chaque partie prenante doit se sentir impliquée et disponible pour élaborer la meilleure solution d’application web ou mobile.
Si nécessaire, vous pouvez également envisager de fournir une formation ou des tutoriels à destination des utilisateurs finaux (collègues, fournisseurs, collaborateurs, clients…), afin de transmettre des connaissances et informations.
Prévoir les actions correctives et préventives
Il est important d’aborder la question de la maintenance et de la garantie. Ces deux services complémentaires jouent un rôle essentiel dans la fiabilité, la robustesse et la pérennité, à long terme, d’une application web ou mobile.
En effet, dans le cadre de la maintenance, votre application continue de fonctionner à son meilleur potentiel. Vous êtes ainsi accompagné dans les évolutions de votre outil et selon vos besoins. Des experts travaillent pour anticiper les failles de sécurité ou les problèmes de compatibilité. Ils mettent par ailleurs à jour votre solution (pour faire face à des évolutions de technologies, à l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou à l’amélioration de l’ergonomie). Disposer d’un contrat de maintenance, c’est l’assurance d’avoir une application qui réponde, dans la durée, aux besoins changeants de vos utilisateurs.
Ces deux services sécurisent l’après-lancement de votre application et facilitent la pérennité de votre investissement. Ils se renforcent mutuellement pour offrir une expérience optimale et une tranquillité d’esprit.
Étape 3 : Suivre et contrôler les résultats du projet
Établir les indicateurs de performance (KPI) de votre application
Les KPI (Key Performance Indicator), c’est-à-dire les indicateurs clés de performance, permettent de calculer le retour sur investissement, nommé ROI (Return On Investment).
Les KPI liés au RONI (Risk Of Non Investment) peuvent aussi aider à conscientiser les conséquences du non-développement, ou du développement partiel, d’une application web ou mobile.
Ces KPI varient en fonction de l’objectif de votre application web ou mobile. Prenons le cas d’une application qui met en relation un patient avec un spécialiste du bien-être au travail. Dans ce cas, les KPI les plus pertinents peuvent être centrés sur les habitudes de consultation et la satisfaction (avis, nombre de rendez-vous moyen par patient, temps entre deux consultations, disponibilité moyenne d’un praticien…).
Alors qu’un groupe comme Enedis, qui possède une application qui permet aux techniciens de dresser un état des sites d’intervention en présence d’amiante pour limiter les risques sur le lieu de travail, va être attentif aux retours liés à l’activité sur site (nombre de dépannages, de maintenances réalisées, taux d’accidents sur les chantiers…).
Pensez à créer vos propres KPI. Pour vous aider, voici quelques exemples de mesures de performance.
Acceptation et habitude d’utilisation :
-
- Nombre de téléchargements,
- Nombre d’utilisateurs actifs,
- Nombre moyen d’ouvertures / de connexions par mois pour un utilisateur,
- Intervalle de temps entre deux connexions,
- Temps de chargement,
- Taux d’utilisation sur la totalité de l’application,
- Nombre de désinstallations après le premier usage,
- Taux de désinstallations.
Parcours de navigation et rentabilité :
-
- Durée de session moyenne,
- Nombre d’écrans / de clics par visite,
- Taux de conversion,
- Dépenses moyennes effectuées sur l’application,
- Produits / services les plus achetés,
- Chiffre d’affaires réalisé.
La satisfaction :
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- Nombre d’avis positifs dans les stores,
- Note moyenne donnée dans les stores,
- Notes / avis Google collectés,
- Nombre de signalements,
- Nombre de commentaires négatifs.
Grâce à ces indicateurs, le système informatique peut être géré de manière éclairée. Par exemple, ces KPI peuvent être utilisés pour prendre la décision entre le développement d’une nouvelle application ou la modernisation d’une application déjà existante.
En plus de ces KPI qui visent à calculer la performance, une attention particulière doit être portée à l’état d’avancement du projet de création d’app et au budget alloué.
Suivre l’état d’avancement du projet et le budget
Une fois le lancement de l’application web ou mobile réalisé, surveillez les performances et résolvez rapidement tout problème lié à votre application et son fonctionnement.
Effectuez aussi des mises à jour régulièrement pour assurer la sécurité, améliorer les fonctionnalités et maintenir la compatibilité.
Restez également à l’écoute des commentaires des utilisateurs et des tendances du marché. Impliquez les parties prenantes et les utilisateurs pour obtenir leurs retours, avis et recommandations. Tenez compte de leurs besoins d’évolutions et des suggestions pour apporter des améliorations et optimiser l’application. Continuez à évoluer et à innover pour maintenir la pertinence de l’application à long terme.
C’est à ce moment que la maintenance et la garantie sont essentielles. En plus de garantir la sécurité, la compatibilité et la pérennité de votre application, votre prestataire devra œuvrer en toute transparence et pourra agir face aux recommandations collectées suite à votre analyse. Par exemple, chez AxioCode, nous disposons d’un outil nommé “Suivi Support” qui permet à nos clients de demander, suivre, valider ou refuser, en temps réel, chaque évolution, amélioration, modification et/ou mesure corrective sur leur application.
Un de nos autres outils, plus complet, nommé Managician, nous permet de concevoir et maintenir à jour la documentation et donc de gagner en efficacité et en pérennité sur le développement et la maintenance.
Documenter les résultats du projet et émettre des rapports
Dans notre dernière enquête, nous avons constaté que seulement 3% des professionnels considèrent qu’il n’est pas problématique de disposer de documentation fonctionnelle qui n’est pas à jour.
Les principaux problèmes que pose le manque de documentation sont les suivants :
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- Le manque de compréhension,
- Les problèmes de collaboration,
- La transmission du savoir,
- L’implication de nouveaux collègues ou partenaires sur le projet,
- La difficulté de réaliser des tests,
- L’obsolescence et les risques de régressions.
Par conséquent, nous vous conseillons de créer une documentation détaillée pour faciliter l’utilisation de l’application. Ainsi, vous assurez une plus grande pérennité pour votre projet d’application web ou mobile.
Conclusion
Mener à bien un projet d’application web ou mobile nécessite une approche méthodique et une gestion efficace. Cela passe par 3 étapes, à savoir : la compréhension et la définition des principes de la gestion de projet, le développement d’un plan de gestion du projet, puis par le suivi et le contrôle de son déroulement.
En suivant ces étapes cruciales, vous pouvez maximiser vos chances de succès et offrir une expérience optimale à vos utilisateurs. Ne risquez pas les pertes financières, les déceptions, et toutes les conséquences qu’elles entraînent. Si nécessaire, sachez vous entourer de professionnels experts dans leur domaine.
Pour mettre en place dès demain des outils digitaux qui prennent en compte les contraintes spécifiques de votre système d’information et qui correspondent à vos besoins spécifiques, contactez-nous.
